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山西省教育厅关于印发《山西省中小学生学籍管理办法实施细则(试行)》的通知
晋教基〔2014〕13号
各市教育局：
为进一步提高基础教育管理水平和科学决策能力，规范中小学学籍管理，根据教育部《中小学生学籍管理办法》等相关政策规定，结合我省实际，研究制定了《山西省中小学生学籍管理办法实施细则(试行)》(以下简称《细则》)，现印发给你们，并就贯彻实施工作通知如下，请遵照执行。
一、全面落实《细则》，规范中小学学籍管理。各级教育行政部门、各中小学校要按照《细则》的规定，严格履行相应的工作职责，切实做好学生学籍注册、转学、休学、复学、退学、毕业等工作，并确保学籍信息的准确性、完整性和真实性，规范操作全国中小学生学籍信息管理系统，确保电子学籍管理系统正常运行，发挥学籍信息在基础教育管理中的作用。
二、加强培训，强化学籍管理员队伍建设。各级教育行政部门、各中小学校要按规定配备学籍管理员，专门负责学生学籍信息管理系统的运行和应用工作。要全面强化管理培训，使学籍管理员准确掌握《细则》的基本内容、建立学籍档案的基本要求、学籍变动管理的操作办法等，提高专业化水平和服务质量，建设一支素质高、业务精、纪律严的学籍管理员队伍，确保学籍管理工作规范有序进行。
三、健全工作制度，落实管理责任。各市教育行政部门要充分认识加强学籍管理的重要意义，结合本地实际，研究制定具体的实施方案。各级教育行政部门要充分应用好全国中小学生学籍信息管理系统，利用电子学籍系统开展数据统计、控辍保学等相关工作，进一步提高教育部门的科学决策水平和中小学校的整体管理水平。要建立学籍核准、信息保密、责任追究等制度，细化管理，明确职责，规范做好学籍管理工作，对违反规定的相关人员要严肃追究责任。
四、加大宣传力度。市、县教育行政部门和学校要充分利用报纸、电视、互联网、家长通知书等多种方式，对《细则》进行全面解读和广泛宣传，让家长和社会了解学籍管理的有关政策规定，使学生家长在学籍信息登记，学生转学、休学等环节主动配合做好学生学籍信息的录入和变更等工作。
请各市教育局将《细则》及时转发至所属县(市、区)和辖区内所有中小学校执行。各地以往学籍管理中有关规定与本《细则》不一致的由各地自行清理规范。各地在实施过程中有关情况和意见建议请及时报送省教育厅基础教育处。
山西省教育厅
3月10日
山西省中小学生学籍管理办法实施细则(试行)
第一章总则
第一条为规范我省中小学生学籍管理，进一步提升管理科学化、规范化水平，保障适龄儿童、少年受教育的权利，根据教育部《中小学生学籍管理办法》，结合本省实际情况，制订本实施细则。
第二条本细则适用于我省各级人民政府、企业事业组织、社会团体、其他社会组织及公民个人依法举办的小学、初中、普通高中、特殊教育学校、工读学校(以下简称中小学校)和在这些学校就读的学生(以下简称中小学生)。
第三条我省中小学生学籍管理实行省级统筹，市、县分级负责，学校具体实施。
全省中小学生学籍实行电子化管理，统一使用电子化学籍系统。
省级教育行政部门负责统筹本行政区域内中小学生学籍管理工作，制订学籍管理实施细则，指导、督查各地和中小学校按照国家和我省有关要求建立规范的学生学籍管理制度;建设省级中小学生数据库和电子学籍系统运行环境，保证系统正常运行和数据交换。
设区的市级教育行政部门负责指导、督促和检查县级教育行政部门落实国家和省关于中小学生学籍管理的各项规定要求，制订本市学籍管理具体操作细则;统筹管理本市中小学生学籍工作;作为学籍主管部门指导本行政区域内普通高中和直管学校的学籍管理工作并应用电子学籍系统进行相应管理;定期向省级教育行政部门上报辖区内中小学校学生学籍信息变动情况。
县(市、区)教育行政部门具体负责本行政区域内中小学校的学生学籍管理工作;作为学籍主管部门指导义务教育阶段学校的学籍管理工作并应用电子学籍系统进行相应管理;督促中小学校按国家、省、市相关规定做好学生学籍的日常管理工作;定期向市级教育行政部门上报辖区内中小学校学生学籍信息变动情况。
各中小学校负责学生学籍信息收集、汇总、校验、上报，应用电子学籍系统开展日常学籍管理工作，确保信息真实、准确、完整。校长是学籍管理的第一责任人，分管学生学籍工作的副校长是主管责任人，学校学籍管理员是直接责任人。学校应有分管校领导及职能科室，每校都要有学籍管理员，规模较大学校可设多名学籍管理员分别管理。
第二章学生学籍信息管理
第四条学生学籍信息数据按“学校收录、属地监控、分级审核、全省联网”和“小学入学建档，各学段随转”的原则进行管理。
第五条中小学校须严格按照省、市有关规定为本校学生建立学籍档案，对学生学籍进行规范管理。
学校学籍档案和学生学籍档案包括电子档案和纸质档案。电子档案纳入电子学籍系统管理，纸质档案由学校学籍管理员负责管理。
第六条各中小学校应当建立学校学籍档案并永久保存。学校学籍档案内容包括：
(一)学校基本信息表(附件1);
(二)校区基本信息表(附件2);
(三)在校生分班名册(附件3);
(四)学生休学、复学，转学，借读，退学情况(附件7，8，9，10);
(五)学生增减情况登记表(附件4);
(六)毕业生花名册(附件5);
(七)结业证书存根(附件11);
(八)学历证明存根(附件12);
(九)初中、高中学校初一、高一新生录取花名册。
(十)相关凭证资料、学生奖励处分材料及地方教育行政部门规定的其他信息和材料。
第七条学生因入学、休学、复学、转学、借读、退学等原因使学籍信息发生变化及学籍进行转接、毕业(结业、肄业)时，学校应及时更新确认电子学籍系统中的有关信息，并将证明材料归入学校学籍档案和学生学籍档案。学籍主管部门应通过电子学籍系统对学校学籍档案和学生学籍变动信息进行审核、确认，每学期末向上级学籍主管部门呈报。
第八条学校合并，其学籍档案移交并入的学校管理。学校撤销，其学籍档案移交原学校隶属的教育行政部门指定的单位管理。
学生最后终止学业的学校应当归档永久保存学生的学籍档案。
第三章入学、注册
第九条全省义务教育年限为九年，实行“六•三”制或九年一贯制。全省普通高中教育年限为三年，实行三年制或与义务教育阶段连贯的六年、十二年一贯制。
小学、初中、普通高中均实行每年秋季入学。学生学籍以学校为单位建立。
小学、初中招生计划、服务范围及其它招生要求由县级教育部门按属地原则确定。普通高中学校按省教育行政部门下达的招生计划招生，由市教育行政部门确定招生范围。各学校严格按计划招生，并为所有正式录取的学生建立学籍档案。
民办中小学校按属地原则由市、县教育行政部门指导建立学籍。民办义务教育学校由县级教育行政部门下达招生计划，由学校按有关规定招生后为学生建立学籍;民办高中学校按省下达的招生计划制订招生办法，并报市级教育行政部门审批后招生。招收的学生由学校到市教育行政部门办理审批手续后为学生建立统一学籍。
第十条外来务工人员随迁子女，可以在流入地接受中小学教育。各级教育行政部门要坚持外来务工人员随迁子女与当地学生一视同仁，按照“以流入地为主，以公办学校为主”的原则，根据本地实际制定和完善外来务工人员随迁子女在当地接受义务教育及接受义务教育后参加升学考试的具体办法和工作流程，并按照与当地常住户籍人口子女同等待遇建立、接管学籍。
第十一条小学、初中、高中学生初次办理入学注册手续后，学校应当从学生入学之日15天之内为其建立学籍档案，通过电子学籍系统申请学籍号。
学生学籍档案内容包括：
(一)学籍基础信息及信息变动情况;
(二)学籍信息证明材料(户籍证明、转学申请、休学申请等);
(三)学生综合素质评价(发展)报告;
(四)体质健康测试及健康体检信息、预防接种信息等;
(五)在校期间的获奖信息;
(六)享受资助信息。
学籍基础信息表由国务院教育行政部门统一制订。
电子学籍建立程序为：
1、学校向学生下发纸质《学生基本信息表》(附件6);
2、由学生或其监护人填写《学生基本信息表》相关内容后交回学校，经学校班主任、学校学籍主管领导审核后，由学校学籍管理员打印、下发给学生和家长再次签字确认。
3、经学生监护人、班主任签字确认后，学校学籍管理员按照《学生基本信息表》所填内容将各学生基本信息、家庭成员信息、家庭经济情况信息及照片录入中小学生学籍信息管理系统(下称电子学籍系统)，经学校和学校所在地县级教育行政部门审核通过后，通过电子学籍系统获得学籍号，电子学籍正式建立。学籍号由学籍系统自动生成，一人一号，终身不变。
第十二条小学、初中、普通高中所有新生应按时到校报到，办理入学手续。如因病或因特殊情况不能如期办理入学手续者，须在开学前一周内持有关证明向学校申请延期办理入学手续，延期期限不超过两周。超过延期期限仍不能正常入学的，按照本细则第五章规定办理休学手续。
小学、初中新生无故不按时报到的，经学校多方联系仍无结果的，视为辍学，待恢复入学后补录、更新学籍信息。
普通高中新生开学后10个工作日内不到学校办理入学手续、又不办理延期手续，或延期期限内仍不报到者，取消其入学资格并注销学籍。普通高中新生如被发现有采取舞弊、弄虚作假等不正当手段，骗取入学资格的，由学校报学籍主管部门取消其学籍。
初中、普通高中学校各年度录取新生后，要接续管理新生学籍，并对各新生电子学籍档案中的照片重新采集、上传，同时通过电子学籍系统更新完善电子学籍档案中的其他信息。市、县学籍主管部门须在各学年开学一个月内通过电子学籍系统核准本行政区域内中小学生学籍。
第十三条小学、初中、普通高中招生结束后，由学校对新生进行分班并经学籍主管部门审核后，通过电子学籍系统将办理入学注册手续的学生编入相应班级。小学、初中实行均衡编班、合理排座制度。
小学班容量原则上限定在45人以内，最大不超过50人;初中班容量原则上限定在50人以内，最大不超过55人;普通高中高一年级班容量限定在50人以内，三年内不超过56人。
第十四条学校不得以虚假信息建立学生学籍，不得重复建立学籍。
学籍管理实行“籍随人走”。除特殊教育学校、工读学校和普通学校接收特殊教育学校学生随班就读外，学校不得接收未按规定办理转学手续的学生入学。残疾程度较重、无法进入学校学习的学生，由承担送教上门的学校为其建立学籍。
第十五条小学、初中、高中学生在学习期间，如学生父母或其他监护人提出修改学生基础信息的，凭《居民户口簿》或其他证明文件向学校提出申请，并附相关证明复印件，由学校通过电子学籍系统发起受控学生学籍信息变更申请，并报主管教育局学籍管理部门审批。主管学籍部门核准变更的，由学校及时维护电子学籍系统中的有关信息，并将证明材料归入学生学籍档案。
第四章升学、转学
第十六条学生在接受义务教育和普通高中教育期间，正常升级学生的学籍信息更新，由电子学籍系统完成。
第十七条学生在接受义务教育和普通高中教育期间，不得随意转学。因家庭居住地跨省、市、县迁移(不含同城区内迁移，下同)且户籍已迁入居住地，或外来务工人员务工地跨省、市、县发生变化确需转学的，由父母或监护人提出申请，经转出学校和转入学校同意，并经县、市教育行政部门批准后，可以转入户籍所在地或务工所在地学校就学。
第十八条办理转学手续须提供《山西省中小学生转学申请表》(附件8)、转学相关证明材料(包括户籍迁移证明、家长工作调动证明等)。
已在当地参加普通高中学业水平考试的还须提供省级学业水平考试证明。
跨省转入、转出的，还须符合其他相关省份学籍管理有关规定。
转学审批过程在网上完成。由父母或监护人向转入或转出学校提出申请，由接受申请学校同意并签章，并上传学校盖章后的转学申请电子影像件;经双方学校负责人审签并经双方学籍主管部门审批后生效。
转学成功后，由转入学校以收到的学籍档案为基础为学生接续档案。转出学校应保留电子档案备份，同时保留必要的纸质档案复印件。
第十九条在普通高中学校就读的学生，经学生本人及其监护人申请，可在全省范围内转入中等职业学校学习。
第二十条中小学转学执行同级互转的原则，转学不得变更就读年级。原则上学期中不能转学，毕业年级不能转学。学生休学期间以及受处分期间不予转学。一般普通高中不能转入省级示范高中。民办高中不能转入公办高中(转入地无民办学校的由教育部门统筹安排)。同一城市区域普通高中不能转学。普通高中不得接收中等职业教育学校(包括普通中专学校、职业高中学校、技工学校和成人中专学校)学生转入。
第二十一条特教学校学生转入普通学校随班就读，或普通学校随班就读残疾学生转入特教学校就读的，其学籍可以转入新学校，也可保留在原学校。
进入工读学校就读的学生，其学籍是否转入工读学校，由原学校与学生父母或监护人商定。
第二十二条转入、转出学校和各级教育主管部门应当分别在审核同意后10个工作日内完成学生学籍转接。学生办理学籍转接手续后，转出学校应及时转出学籍档案，并在一个月内办结。
第五章休学、复学
第二十三条学生在接受义务教育和普通高中教育期间，不允许留级。有下列情形之一的，可以申请休学：
(一)因病经诊断，需停课治疗休养占一学期总学时三分之一以上的。
(二)在一学期内连续请假(包括病、事假)时间超过一学期总学时三分之一仍不能到校上课的。
(三)因本人其他不可抗拒原因确需休学的。
第二十四条申请休学的中小学生，由监护人提出书面休学申请，填写《山西省中小学生休学、复学申请表》(附件7，以下简称《休学、复学申请表》)并提交有关证明材料(因伤病提出休学的，需经县级以上医疗单位检查并出具证明及相关材料;因学生不可抗拒的原因提出休学的，需出具县级以上公安或民政、劳动等有关部门的证明)，学校审核后报学籍主管部门审批。教育主管部门核准休学的，由学校通过电子学籍系统报学籍主管部门登记后做休学处理。学生休学情况要记入学生电子档案，医院等出具的有关证明作为《休学、复学申请表》的附件保存备查。学生休学期间，学校应为其保留学籍。
休学结束后，由监护人填写《休学、复学申请表》。复学时可根据本人要求回原年级就读，也可以到下一年级就读。核准复学的学生，由学校通过电子学籍系统报教育主管部门登记后做复学处理。
休学期限原则上为一年。休学期满仍不能复学的，应当由学生家长持县级以上医院诊断证明或其他相关证明向学校申请延长休学期，经学校同意并报经学籍主管部门核准后，可继续休学，至多可休学两年。
第六章借读
第二十五条中小学生原则上应在学籍所在学校就读。学生父母双方出国工作一年以上者，父母双方长期从事野外工作或流动性工作者，父母双方支援边疆建设且在当地就读有困难者，在学校学位许可的情况下，可以到其他亲属所在地学校借读。
解放军边防指战员、烈士、华侨、归侨、港澳同胞、台湾同胞、在我省工作的外籍专家的子女也准予借读。
第二十六条申请借读的学生，由监护人持所在单位和原校证明、借读所在地亲属户籍证明及原校学籍基础信息表复印件向接收借读学校提出书面借读申请并填写《山西省中小学生借读申请表》(附件9)，到接收学校的教育主管部门办理借读手续，经教育主管部门批准后方可借读。班级在接收借读生后班容量不能超过本细则第十六条规定。
借读学生必须在与原校相同的年级借读，凡在高于或低于原年级借读者，一经发现，即取消其借读资格。
第二十七条借读学生的学籍保留在原学校，纸质和电子学籍均由原学校管理。借读学生的毕业证书、修业证书、肄业证书等均由原校发放。
普通高中借读学生的学业水平考试在原学籍所在学校参加。
第七章退学
第二十八条学生在接受义务教育期间，除因病因故丧失学习能力或出国出境定居外，不允许学生退学。必须退学的，丧失学习能力须附县级以上医疗单位证明，出国出境定居须凭学生本人护照复印件、《居民户口簿》复印件，按学校隶属关系报所在乡镇(街道)人民政府批准，退学手续一律由县级教育行政部门办理。
第二十九条学生在普通高中学习期间，有下列情形之一的，可以申请退学：
(一)因患不能治愈的重症或患严重的传染疾病已休学两年，不能坚持或不宜继续在校学习(须附县级以上医疗单位证明)的。
(二)在学习期间因意外伤害性事故导致严重的智力障碍或生活不能自理(须有二级甲等以上医疗单位证明)的。
(三)出国定居(须凭学生本人护照复印件，户口簿复印件)的。
(四)经司法部门判刑或被采取强制性教育措施等特殊原因要求退学的。
第三十条因出国定居申请退学的小学、初中学生和本细则第二十九条所列情形范围内申请退学的普通高中学生，由学生本人或监护人持相关证明向学校提出书面退学申请，并填写《山西省中小学生退学申请表》(附件10)，经学校审核同意并报学籍主管部门批准后，准予退学。学校应及时通过电子学籍系统对退学学生做异动处理。
学生出国定居后又回到境内并仍在我省接受基础教育的及新移民到我国并在我省落户、申请在我省中小学校接受教育的学生，参照本细则第三章相关条款新建学籍。
第三十一条普通高中学生在一学期内连续无故旷课超过8周或累计旷课10周及以上，其间经学校与家长多次联系帮助教育无效者;或休学期满，经学校与家长联系后仍未复学或不按期办理继续休学手续的，经学校报请县、市教育行政主管部门批准，按自动退学处理，由学校注销学籍。
第三十二条学生死亡的，学校应当凭相关证明在10个工作日内通过电子学籍系统报学籍主管部门注销其学籍。
第三十三条各学校应将小学、初中学生辍学情况依法及时书面上报当地乡镇人民政府、县级教育行政部门和学籍主管部门，在义务教育年限内为其保留学籍，并利用电子学籍系统进行管理。
第八章毕业(结业、肄业)
第三十四条小学、初中学生学习期满后，予以毕业，证书由市级或县级教育行政部门统一印制、核准、编号、验印、颁发。
第三十五条普通高中学生在校学习期满，达到以下要求者，准予毕业。
(一)基础素养评价总评达到合格，无重大错误者(含学习期满，处分已撒销的)。
(二)各学年获得的总学分至少达到144个(其中必修学分至少116个，学习各学科课程标准所设置的选修模块至少获得22个学分，学习学校自主开设的选修模块至少获得6个学分)。
(三)参加各规定科目学业水平考试(含补考),且各科目成绩达到A、B、C等级。
(四)达到体育锻炼合格标准，具体标准可参考《中小学生体育合格标准实施办法》。
(五)按规定参加了劳动和社会实践活动。
第三十六条普通高中毕业证书由市级教育行政部门按省统一要求印制。准予毕业的普通高中学生毕业证书由市级教育行政主管部门核准、编号、验印。毕业证书验印工作在每年的五月底前一次性完成。
第三十七条普通高中学生未达到规定毕业条件者，由学校发给结业(或肄业)证书(附件11)。
第三十八条学生毕业证书遗失的，一律不补发，由毕业学校发给学历证明(附件12)，经主管教育行政部门验印后生效。学历证明原则上只能办理一次。
第九章奖励、处分
第三十九条对德智体美劳全面发展或某一方面有突出表现的中小学生，应给予奖励。凡受到校级以上的奖励，应记入学生的学籍档案。
第四十条中小学生严重违反日常行为规范、学校有关规章制度以及治安管理规定者，应给予处分。义务教育阶段学生处分分警告、严重警告、记过;普通高中教育阶段学生处分分警告、严重警告、记过、留校察看、开除学籍。普通高中学生留校察看时间最长不超过一年。学生在留校察看一年内仍无改正表现者，应开除学籍。
学生受到记过以上处分，须记入学生的学籍档案。开除普通高中学生的学籍须报市级教育主管部门批准。
第四十一条学生因失踪、被刑事拘留等原因离校的，学校须及时向市级教育行政部门报告，可以保留其学籍的，应尽量保留其学籍。对被采取刑事强制措施的未成年学生，学校不得取消其学籍。被人民法院宣告免刑、缓刑、假释、判处非监禁类刑罚的学生，学校应继续让其留校学习，并采取有效的帮教措施，协助司法机关做好教育、挽救工作。解除刑事强制措施，收容教养、劳动教养的未成年学生，学校应允许其及时回校就读。
第十章保障措施
第四十二条各级教育行政部门和各中小学校应当为学籍管理工作提供必要的保障条件，包括学籍管理专用电脑、扫描仪、数码相机或高清摄像头等设备，完善管理制度，建立工作机制，规范学籍管理工作。要结合全国中小学生学籍信息管理系统建设确定学籍管理员，并报上一级教育行政部门备案。
学籍管理员须为各单位或学校正式工作人员，身体健康，思想素质和业务素质优良，熟悉学籍管理有关规范要求。学籍管理员须经过专业培训方可上岗工作，并保持相对稳定。发生变化的，要及时上报备案。同时要通过各种渠道提高学籍管理人员的待遇，保证学籍管理员队伍的稳定。
第四十三条地方教育行政部门和学校每学期须复核学生学籍，确保学籍变动手续完备，学生基本信息和学籍变动信息准确。
第四十四条各级教育行政部门和学校建立学生学籍信息保密制度。非经学籍主管部门书面批准，学籍信息一律不得向外提供，严防学籍信息外泄和滥用。如有需要查阅学生学籍信息，须经学籍主管部门书面批准，并履行查阅登记手续。
第四十五条教育行政部门违反本办法的规定，由上一级教育行政部门责令改正;情节严重的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法处理。
第四十六条学校违反本办法的规定，有下列情形之一的，由主管部门责令改正;情节严重的，依法追究校长和相关人员责任：
(一)不按规定为符合入学条件学生建立或转接学籍档案的;
(二)以虚假信息建立学籍或学籍档案的;
(三)超计划、超规模招生的或在班额满员的情况下执意招收插班生的;
(四)不及时把学籍变动信息纳入学籍档案的;
(五)不及时报告义务教育阶段学生辍学情况的;
(六)接收学生不为其办理转学手续的;
(七)不按规定为学生转接学生档案的;
(八)泄露或非法使用学生学籍信息的;
(九)对休学、转学、毕(结)业和表彰奖励等弄虚作假的，涂改学籍档案的，统计虚假瞒报的，无正当理由拒收符合条件的学生或违反规定强迫学生转学、退学的;
(十)违反本细则规定的其他行为。
第十一章附则
第四十七条外籍学生和港澳台学生学籍管理，参照本细则执行。
第四十八条各市、县(市、区)教育行政部门可根据本细则，结合当地实际，制订或完善本地学生学籍管理相关规定，并报省教育厅备案。
第四十九条本细则自颁布之日起执行。此前下发的学籍管理有关文件与本细则不符的，以本细则为准。
第五十条本细则由山西省教育厅负责解释。省教育厅基础教育处是省教育厅中小学生学籍管理的工作部门。